費(fèi)用報(bào)銷審批機(jī)器人應(yīng)用背景
公司簡(jiǎn)介
某股份制銀行成立于80年代，作為中國(guó)金融體制改革的試點(diǎn)銀行，是國(guó)內(nèi)最早組建的股份制商業(yè)銀行之一。該行以客戶需求為導(dǎo)向，以創(chuàng)新和市場(chǎng)細(xì)分，領(lǐng)跑于中國(guó)信用卡市場(chǎng)。
該行信用卡中心開(kāi)展了個(gè)人信用卡、商務(wù)卡、郵購(gòu)分期、信用卡商城等多種新興金融業(yè)務(wù)。信用卡中心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量大，工作繁雜，卡中心的業(yè)務(wù)人員長(zhǎng)期加班，高負(fù)荷作業(yè)，尤其是財(cái)務(wù)部門在費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)審核流程中使用較多人力，工作繁雜，出錯(cuò)率較高。
該行卡中心通過(guò)市場(chǎng)了解到RPA產(chǎn)品，期望通過(guò)RPA項(xiàng)目的實(shí)施，節(jié)省財(cái)務(wù)部人工，提高工作效率和工作準(zhǔn)確率。
業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀及痛點(diǎn)
項(xiàng)目小組經(jīng)過(guò)多天的調(diào)研，了解到該銀行費(fèi)用報(bào)銷審批流程上存在工作量較大、效率低下、出錯(cuò)率較高等問(wèn)題，具體業(yè)務(wù)現(xiàn)狀及痛點(diǎn)如下：
財(cái)務(wù)人員進(jìn)入費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)搜索待審核的電子單據(jù)，審核電子單據(jù)的相關(guān)信息，具體需要審核的信息包括：電子單據(jù)分類、電子單據(jù)模板、標(biāo)題、業(yè)務(wù)主體、摘要、金額、付款信息、事項(xiàng)說(shuō)明、審批流程人員及意見(jiàn)等關(guān)鍵字段。
電子單據(jù)審核無(wú)誤以后，還需再仔細(xì)核對(duì)紙質(zhì)發(fā)票的相關(guān)信息，審批發(fā)票的真實(shí)性、合規(guī)性，以及與電子報(bào)銷單的一致性，信息審批無(wú)誤，提交審核意見(jiàn)移交下一審批環(huán)節(jié)。若信息有誤則線下直接跟當(dāng)事人溝通并處理。
需要人工登錄費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，需要人工核實(shí)發(fā)票的真實(shí)性，同時(shí)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部對(duì)費(fèi)用管控的規(guī)則來(lái)審核發(fā)票的合規(guī)性，然后再逐一核對(duì)電子單據(jù)與紙質(zhì)單據(jù)信息的一致性。人工核對(duì)電子單據(jù)和紙質(zhì)單據(jù)，流程繁瑣，效率低，耗費(fèi)人工，出錯(cuò)率高。
財(cái)務(wù)機(jī)器人項(xiàng)目目標(biāo)
自動(dòng)登陸費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)；
自動(dòng)完成費(fèi)用報(bào)銷單的審批；同時(shí)生成excel的發(fā)票信息明細(xì)表，
在每張報(bào)銷單后面附上一張相應(yīng)的發(fā)票信息明細(xì)表。
確認(rèn)有誤的單據(jù)，生成報(bào)銷單據(jù)異常信息匯總表，
保存到指定路徑并通過(guò)郵件發(fā)送給相關(guān)工作人員線下人工判斷處理。
電子費(fèi)用報(bào)銷單的界面需審核如下信息：（1）分類選擇、模板選擇（2）標(biāo)題、業(yè)務(wù)主體、摘要、金額、付款信息、事項(xiàng)說(shuō)明、審批流程人員及意見(jiàn)；
紙質(zhì)單據(jù)需審核如下信息：（1）查驗(yàn)發(fā)票的真實(shí)性；（2）審核發(fā)票內(nèi)容是否符合企業(yè)規(guī)定；（3）審核發(fā)票與電子報(bào)銷單的一致性。以上信息審批無(wú)誤，提交審核意見(jiàn)并推送下一審批環(huán)節(jié)；
具體流程
1、自動(dòng)登陸費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，完成費(fèi)用報(bào)銷單的審批流程；同時(shí)生成excel的發(fā)票信息明細(xì)表，在每張報(bào)銷單后面附上一張相應(yīng)的發(fā)票信息明細(xì)表。
2、審核發(fā)票的真實(shí)性、合規(guī)性以及和費(fèi)用報(bào)銷單的一致性；
3、生成費(fèi)用報(bào)銷審批匯總表及發(fā)票信息匯總表，自動(dòng)審批。成功及未成功的分別記錄在匯總表中，保存到指定路徑并通過(guò)郵件發(fā)送給財(cái)務(wù)人員核實(shí)處理。
財(cái)務(wù)機(jī)器人解決方案
項(xiàng)目小組經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀和痛點(diǎn)的梳理，結(jié)合往期項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，出具解決方案。具體如下：
RPA可自動(dòng)登陸費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，逐一打開(kāi)待審核的費(fèi)用報(bào)銷單，并讀取報(bào)銷單的附件發(fā)票圖片，通過(guò)OCR技術(shù)識(shí)別發(fā)票的所有信息，并登陸國(guó)稅局網(wǎng)站查驗(yàn)發(fā)票的真?zhèn)?，校?yàn)發(fā)票與報(bào)銷單的信息是否一致，還可以根據(jù)企業(yè)自定義的費(fèi)控規(guī)則，審核發(fā)票是否符合企業(yè)的一些特殊規(guī)定。
如果發(fā)票的信息與電子單據(jù)審核不一致，RPA也可自動(dòng)生成報(bào)銷單據(jù)審核異常匯總表，保存到指定路徑并發(fā)送郵件給相關(guān)人員。
具體的業(yè)務(wù)流程圖如下：
RPA在識(shí)別發(fā)票的信息以后，將所有發(fā)票信息匯總生成一張發(fā)票信息匯總表，同時(shí)按每張報(bào)銷單切分成一張發(fā)票信息明細(xì)表，并將此發(fā)票信息明細(xì)表上傳到費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，作為對(duì)應(yīng)報(bào)銷單的附件。
發(fā)票信息登記表的內(nèi)容包括但不限于以下信息：購(gòu)買方名稱、納稅識(shí)別號(hào)、發(fā)票代碼、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、金額、稅額、稅率、價(jià)稅合計(jì)金額、銷售方名稱、發(fā)票名稱、發(fā)票查驗(yàn)結(jié)果等。
財(cái)務(wù)機(jī)器人實(shí)施收益
效率提升
整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷審批流程全程自動(dòng)化，原來(lái)有15個(gè)專職的費(fèi)用報(bào)銷審批人員，實(shí)施后只保留五名審核人員，他們只需審核RPA自動(dòng)駁回的報(bào)銷單，大大提升了流程效率。實(shí)施上線運(yùn)行以后，RPA自動(dòng)審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷單比例達(dá)到75%左右，人工參與的比例只有25%，大大提升了流程整體效率。
準(zhǔn)確率提升
整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷審批流程由RPA自動(dòng)執(zhí)行，只要系統(tǒng)邏輯準(zhǔn)確無(wú)誤，RPA運(yùn)行就不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差。
成本降低
OCR和RPA的整體投入和維護(hù)成本遠(yuǎn)低于減少的人力成本。
時(shí)效性提升
以前費(fèi)用報(bào)銷流程審批周期長(zhǎng)，現(xiàn)在RPA自動(dòng)審批，平均一張報(bào)銷單自動(dòng)審批時(shí)間大約在三分鐘左右，時(shí)效性大幅提升。
業(yè)務(wù)安全可控
整個(gè)費(fèi)用報(bào)銷流程由RPA執(zhí)行，RPA無(wú)情感無(wú)私心，信息系統(tǒng)和企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全能有更好的保障，安全可控。
（轉(zhuǎn)載）
